Rekisteriseloste

a) HENKILÖTIETOLAIN (22.4.1999/523) 10§:N MUKAINEN REKISTERISELOSTE


1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Helsinki Sales Academy Oy
Y-tunnus: 2840626-4
Osoite: Hämeentie 157, 00560 Helsinki
Puh: +358 50 595 44 81
Rekisterinpitäjän edustaja: Anniina Hellman
Sähköposti: info (at) helsinkisalesacademy.fi

2. Rekisterin nimi
Helsinki Sales Academy Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän tuottamien palveluiden kautta Helsinki Sales Academy Oy:n asiakkaille tapahtuva asiakassuhteiden ylläpitäminen, hoitaminen, kehittäminen, informaation jakaminen, tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen sekä toimittaminen, tutkimusten ja kampanjoiden sekä kilpailuiden järjestäminen ja markkinointitoimenpiteiden toteuttaminen.

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan käyttää kilpailuun tai muuhun kampanjaan osallistuvan henkilön tunnistamiseen, asiakassuhteen tai muun sopimussuhteen perustamiseen, jäsenyyden, sopimussuhteen tai vastaavan kaltaisen yhteyden edellyttämien tiedotus-, analysointi-, tilastointi-, ylläpito- ja kehitystoimien toteuttamiseen, suoramainontaan, etämyyntiin ja muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin lain sallimin tavoin ja laajuudessa, jollei palvelun käyttäjä ole kieltänyt henkilötietojensa tällaista keräämistä ja tallettamista. Lisäksi rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan käyttää palveluiden käyttäjän yksiselitteisesti antaman suostumuksen mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Palveluiden käyttäjällä on henkilötietolain 30 §:n mukaan oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterin sisältämä tietosisältö voi käyttäjäkohtaisesti vaihdella sen mukaan millaista käyttäjän toimesta tapahtuva palveluiden käyttö on.

Palvelun käyttäjistä voidaan merkitä rekisteriin seuraavia tietoja: etu- ja sukunimi, arvo tai ammatti yrityksessä tai yhteisössä, yhteystiedot, palvelun käyttäjän edustaman yhtiön tai yhteisön nimi ja yhteystiedot, asiakkuuteen liittyvät tiedot, asiakas- ja käyttäjätunnus tai muu vastaava tunnistautumistieto ja palvelun käyttäjän mahdollisesti antama kielto koskien tietojen luovuttamista tai käyttämistä suoramarkkinointitarkoituksiin sekä muut palvelun käyttäjän itsestään antamat profilointitiedot.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja voidaan kerätä Väestörekisterikeskuksesta, Suomen Posti Oyj:ltä, Suomen Asiakastiedolta sekä muista vastaavista rekistereistä. Sen lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten muista rekistereistä (esim. Facebook).

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin sisältämiä tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin tai sen kanssa muutoin samaan taloudelliseen yhteenliittymään kuuluville tahoille sillä tavoin ja siinä laajuudessa, kuin se lain mukaan on sallittua. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille markkinointi- ja myyntitarkoituksiin, ellei käyttäjä ole erikseen kieltänyt tätä.

Tietojen käsittelemisessä käytettävät palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla rekisterinpitäjän käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa. Rekisterinpitäjä voi hankkia niiden käyttämiseksi tarpeelliset palvelut ulkopuoliselta palveluntarjoajalta.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli se on käyttäjän tarvitseman palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista tai mikäli se muutoin on tarpeellista henkilötietolain 23 §:n 2-5 kohtien mukaisin perustein.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteritietoja säilytetään luottamuksellisesti. Rekisteri on talletettu salasanasuojattuun asiakkuudenhallintajärjestelmään, johon on pääsy vain Helsinki Sales Academy Oy:n valtuuttamilla henkilöillä Helsinki Sales Academy Oy:n sisällä. Helsinki Sales Academy Oy:n tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. 

8. Tarkastus- ja korjausoikeus
Palveluiden käyttäjällä on henkilötietolain 26 §:n mukaan oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän on samalla ilmoitettava rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jollei rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, annetaan rekisteröidylle kirjallinen todistus asiasta.

Jokaisessa Helsinki Sales Academy Oy:n lähettämässä sähköpostissa on linkki, josta vastaanottaja voi estää suorapostitukset jatkossa.

Tarkastuspyynnön voi esittää seuraavilla tavoilla:
- Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö lähetetään rekisterinpitäjän edustajalle kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen tai lähetetään sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle info (at) helsinkisalesacademy.fi.
- Tarkastuspyyntö esitetään henkilökohtaisesti kohdassa 1 esitetyssä osoitteessa erikseen sovittuna ajankohtana.

Rekisteristä on mahdollisuus poistua ilman seuraamuksia.

 

b) Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Helsinki Sales Academy Oy
Y-tunnus: 2840626-4
Osoite: Hämeentie 157, 00560 Helsinki 
Puh: +358 50 595 44 81

Rekisterinpitäjän edustaja: Anniina Hellman

Sähköposti: info (at) helsinkisalesacademy.fi

2. Rekisterin nimi
Helsinki Sales Academy Oy:n työnhakijoita ja työnantajayhteisöjen yhteyshenkilöitä koskevia tietoja sisältävä rekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Helsinki Sales Academy Oy:n sekä sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden asiakkaiden eli työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattaminen sekä siihen toimintaan kulloinkin liittyvien palveluiden tuottaminen ja kehittäminen, asiakassuhteiden hoitaminen ja markkinointi.

4. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin ryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

- työnhakijan perustiedot (esim. nimi, yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot), syntymäaika)
- työnhakijaan liittyvät erityiset tiedot, jotka ovat tarpeen työhön soveltuvuuden arvioimiseksi (esim. koulutus, ammatti, erityisosaaminen, ajokorttitiedot, auton käyttömahdollisuus työtehtävissä sekä lainsäädännön salliessa ja velvoittaessa luottotiedot, turvallisuusselvitys sekä rikostaustaotteen esittäminen ja siihen liittyvät tunnistetiedot)
- työnhakijan henkilö- ja soveltuvuusarviotesteihin sekä huumetesteihin liittyvä tiedot
- työnhakijan edellisiin tai nykyiseen työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten työnantajat, työsuhteen alkamisajat ja kestot sekä työtehtävien laatu työnantajan antamat suositukset
- työnhakijan työnhakua koskevat tiedot, kuten toiveet haetusta työpaikasta, palkkatoive, haettu työntekopaikka, mahdolliset työn aloittamiseen ja lopettamiseen liittyvät tiedot
- rekisterinpitäjän asiakkaana olevan työnantajayhteisön perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelin- ja faksinumerot) sekä yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
- rekisterinpitäjän ja rekisteröityjen väliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaustiedot, tiedot tapaamisista, mahdolliset suoramarkkinointiluvat ja -kiellot sekä osapuolten välinen muu yhteydenpito ja puheluiden sekä tapaamisten mahdolliset tallenteet
- palveluun liittyvät tiedot, kuten tieto siitä, mille rekisterinpitäjän asiakkaana olevalle työnantajayhteisölle työnhakijan esittely on lähetetty.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Työnhakija ja työnantajayhteisön yhteyshenkilö itse, esimerkiksi työhakemuksen jättämisen ja asiakassuhteen käynnistymisen yhteydessä. Työnhakijan edelliseen tai nykyiseen työsuhteeseen liittyviä tietoja kerätään työnhakijan suostumuksella myös tämän työnantajilta saadun palautteen perusteella. Työnhakijan suostumuksella tietoja voidaan kerätä myös työnhakijaa arvioivilta tahoilta kuten rekisterinpitäjän arviointitehtäviä suorittavilta työntekijöiltä sekä rekisterinpitäjän asiakkaina toimivilta työnantajayhteisöiltä. Henkilötietojen päivityksiä, kuten nimi- ja osoitetietojen päivityksiä, saadaan myös päivityspalveluita tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja työnhakijoita koskevia henkilötietoja luovutetaan työnhakijan antaman suostumuksen perusteella rekisterinpitäjän asiakkaina oleville työnantajayhteisöille työnhakijoiden ja työnantajien yhteen saattamiseksi.

Lisäksi rekisteriin tallennettuja henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkevakuutusyhtiöille ja tapaturmavakuutusyhtiölle, sekä rekisterinpitäjän lukuun toimiville palveluyrityksille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun rekisterinpitäjän maksupalvelua, tietojenkäsittelyä tai muihin niihin verrattaviin tehtäviin liittyen.

Helsinki Sales Academy Oy ei luovuta rekisteriin tallennettuja henkilötietoja muille kuin edelle mainituille tahoille, ellei tietojen luovuttamiseen ole erikseen pyydetty rekisteröidyn suostumusta.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamiseksi osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita EU/ETA-alueen sisällä Helsinki Sales Academy Oy:n ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla, joista niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla henkilötietolainsäädännön velvoitteet huomioiden. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen peritaatteet
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt, joille on annettu kullekin erikseen määritelty käyttöoikeus.

8. Tarkastus- ja korjausoikeus
Palveluiden käyttäjällä on henkilötietolain 26 §:n mukaan oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän on samalla ilmoitettava rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Jollei rekisteröidyn vaatimusta tiedon korjaamisesta hyväksytä, annetaan rekisteröidylle kirjallinen todistus asiasta.

Jokaisessa Helsinki Sales Academy Oy:n lähettämässä sähköpostissa on linkki, josta vastaanottaja voi estää suorapostitukset jatkossa.

Tarkastuspyynnön voi esittää seuraavilla tavoilla: 
- Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö lähetetään rekisterinpitäjän edustajalle kohdassa 1 esitettyyn osoitteeseen tai lähetetään sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle info (at) helsinkisalesacademy.fi. 
- Tarkastuspyyntö esitetään henkilökohtaisesti kohdassa 1 esitetyssä osoitteessa erikseen sovittuna ajankohtana.

Rekisteristä on mahdollisuus poistua ilman seuraamuksia.